Wie du deine Dokumente und Unterlagen sicherst

Wichtige Dokumente und Unterlagen können unterwegs aus den verschiedensten Gründen abhandenkommen. Gerade als Langzeit-Traveller bist du aber auf einige Dokumente unbedingt angewiesen.  Mit Sicherheitskopien und Scans bereitest du dich gut vor und kannst im Ernstfall schnell handeln. Das Sichern der wichtigsten Dokumente und Unterlagen gehört daher unbedingt zur Reiseplanung. In diesem Beitrag erfährst du deshalb alles rund ums Thema Daten und Dokumente sichern auf Reisen.

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Welche Dokumente du sichern solltest

Folgenden Dokumente und Unterlagen solltest du für deine Reise unbedingt sichern, indem du Kopien sowie Scans anfertigst:

  • Reisepass
  • Working-Holiday-Visum und Visumsbestätigungsmail (das Visum wird erst bei der Einreise am Flughafen in Australien in deinen Pass geklebt, vorher kannst du die Visumsbetätigungsmail sichern)
  • Auslandskrankenversicherung und andere Versicherungen
  • Impfpass
  • EU-Führerschein und internationaler Führerschein
  • Nachweis über finanzielle Mittel: beglaubigter Kontoauszug (also mit Bankstempel), der nicht älter als vier Wochen ist
  • Flugtickets
  • Gesundheitszeugnis (nur wenn du in bestimmten Branchen arbeiten möchtest bzw. die australische Einwanderungsbehörde ein solches von dir verlangt hat)
  • Polizeiliches Führungszeugnis (nur wenn von den australischen Behörden verlangt, kann aber auch für die Bewerbung in einigen Branchen von Vorteil sein)
  • Bewerbungsunterlagen und Zertifikate
  • Personalausweis (falls du diesen mitnehmen möchtest)

Kopien anfertigen

Das ist die altmodische Variante, die du aber gerade bei sehr wichtigen Dokumenten wie Reisepass, Visum und Führerschein zusätzlich nutzen solltest. Du fertigst also von allen wichtigen Dokumenten mindestens zwei Kopien an. Eine Kopie von jedem Dokument hinterlegst du bei dir zuhause. Am besten an einem Ort, an dem sie eine Vertrauensperson jederzeit schnell findet. Die anderen Kopien nimmst du mit und verstaust sie an einem sicheren, aber leicht auffindbaren Ort in deinem Rucksack. Falls du zwei Gepäckstücke hast, also zum Beispiel einen großen Reiserucksack und einen weiteren kleinen Rucksack, kannst du auch je eine Kopie pro Rucksack mitnehmen.

Dateien einscannen

Natürlich solltest du alle wichtigen Unterlagen außerdem einscannen. Das ist noch wichtiger als Kopien anzufertigen, da du die Scans an vielen verschiedenen Orten ablegen und außerdem von überall darauf zugreifen kannst. Mit einer kostenlosen App, wie zum Beispiel CamScanner, kannst du deine Dokumente zum Beispiel ganz einfach mit dem Smartphone einscannen und mehrere Seiten in einer PDF zusammenfügen.

Zum einen solltest du die Scans auf einen USB-Stick ziehen. Da aber auch dieser verloren gehen kann, speicherst du sie außerdem in der Cloud. Deine Dokumente werden dann in einem entfernten Rechenzentrum gesichert, auf das du von überall auf der Welt zugreifen kannst. Eine einfache Variante ist zum Beispiel, sie einfach in deinem E-Mail-Account zu hinterlegen. Du kannst sie dir entweder von einem anderen Account selbst als Anhang in einer E-Mail schicken oder diese im Entwürfe-Ordner speichern. Wähle am besten einen unauffälligen Betreff.

Kostenlose Internetdienste für das Speichern in der Cloud

Außerdem gibt es verschiedene Anbieter, die dir kostenlosen Speicherplatz im Netz zur Verfügung stellen.

Wenn du bereits einen Email-Account bei Google hast, kannst du Google Drive nutzen. Hier erhältst du 15 GB kostenlosen Speicherplatz, was vergleichsweise viel und für deine Dokumente natürlich mehr als ausreichend ist. Du kannst den Speicherplatz also auch für Fotos und andere Dokumente nutzen und diese für weitere Personen freigeben bzw. mit ihnen teilen. Es  gibt auch eine App, sodass du von unterschiedlichen Geräten auf deine Dateien zugreifen kannst. Eine nützliche Funktion für das Reisen ist außerdem, dass du die wichtigsten Dateien auch offline verfügbar machen kannst, indem du diese markierst.

Ein anderer beliebter und vielgenutzter Dienst ist dropbox.com. Dort erhältst du 2 GB kostenlosen Speicher, der für deine Dokumente allemal ausreicht. Auch hier gibt es eine mobile App, mit der du deine Dokumente auch vom Smartphone aus verwalten kannst. Es gibt ebenso die Möglichkeit, Dateien mit anderen zu teilen. Besonders praktisch ist bei der Dropbox, dass Änderungen im PC-Ordner automatisch auf den Online-Speicher übertragen werden, sobald du mit dem Internet verbunden bist. Außerdem kannst du jederzeit auch offline über den Dropbox-Ordner auf alle deine Dokumente zugreifen.

Eine weitere Alternative ist box.com. Hier bekommst du 5 GB freien Speicher. Allerdings ist die Größe der einzelnen Dateien, die du hochladen kannst, auf 250 MB beschränkt. Auch hier kannst du deine Daten mobil mittels einer App verwalten, Inhalte teilen und auf Wunsch Dateien vom Computer automatisch mit dem Onlinespeicher synchronisieren.

Sensible Bankdaten

Auch deine Bankdaten solltest du sichern. Da es sich hier aber um sehr sensible Daten handelt, solltest du sie nicht einfach unverschlüsselt im Internet speichern, also beispielsweise nicht in deinem E-Mail-Account oder bei einem Internetdienst wie Dropbox. Wenn auf diese Weise jemand in deinen Bank-Account kommt, übernehmen die Geldinstitute keine Haftung und du musst selbst für den entstandenen Schaden aufkommen. Deshalb solltest du die Kreditkartennummer, das Ablaufdatum und den Sicherheitscode sowie auch die Bankdaten deines deutschen Kontos in einem Passwort geschützten Word oder Excel-Dokument auf einem USB-Stick speichern. Auch die TAN-Liste für das Online-Banking solltest du in einem Dokument mit Passwort schützen. Wenn du das mobile TAN-Verfahren nutzt, lässt du deine SIM-Karte am besten zuhause bei einer Person deines Vertrauens. Dann kann diese sich die TAN zuschicken lassen und dir mitteilen. Im Ausland funktioniert der SMS-Versand oft nur verzögert oder gar nicht. Wenn du die Dokumente auch in der Cloud sichern willst, solltest du sie auf jeden Fall mit einer App verschlüsseln, zum Beispiel der kostenlosen App BoxCryptor. Du kannst deine Bankdaten aber auch einfach zuhause bei einer Vertrauensperson aufbewahren.

Die richtige Work and Travel-Kreditkarte für Australien

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Notfalltabelle

Außerdem solltest du eine Art Notfalltabelle mit den wichtigsten Daten und Telefonnummern anlegen.

In eine solche Tabelle gehört:

  • Sperr-Nummern für alle Geldkarten, SIM-Karten etc. (oder die zentrale Sperrnummer: +49 116 116)
  • Versicherungsnummer und Rufnummer für Schadensmeldungen von allen Versicherungen
  • Anschrift und Telefonnummer deiner Eltern oder einer anderen Vertrauensperson
  • Deine Blutgruppe

Ein Exemplar solltest du zuhause hinterlegen, ein weiteres ausgedruckt immer bei dir haben und es außerdem in der Cloud speichern.

Die Originale sicher aufbewahren

Die allerbeste Methode, um deine Dokumente ideal zu sichern, ist selbstverständlich Prävention. Dann kommt es gar nicht erst zum „Notfall“, also zum Verlust deiner Wertsachen.

Am sichersten sind die wichtigsten Dokumente, also vor allem deine Geldkarten und dein Reisepass,  eigentlich am eigenen Körper. Besonders diebstahlsicher und praktisch sind sogenannte Gürteltaschen. Diese sind erstens nicht so auffällig wie Brust- oder Bauchtaschen, außerdem hast du alles Wichtige besonders nah am Körper. Wenn du mit dem Rucksack unterwegs bist, solltest du darin immer deine Geldkarten, Bargeld sowie deinen Reisepass aufbewahren.

Selbstverständlich solltest du wichtige Dokumente und Wertsachen auch niemals offen im Hostel liegen lassen. Auch nicht, wenn du nur kurz auf die Toilette gehst. In Australien wirst du vermutlich die meiste Zeit in Mehrbettzimmern übernachten und hier ist besondere Vorsicht geboten. Viele Hostels haben deshalb Schließfächer, in denen du deine Wertsachen unterbringen kannst. Oftmals benötigst du dafür ein kleines Vorhängeschloss, das in deinem Gepäck nicht fehlen sollte. Hier solltest du vielleicht auch nicht die billigste Variante wählen, da man diese sehr leicht aufbrechen kann.

Noch sicherer ist ein Safe an der Rezeption, wo du besonders wertvolle Sachen hinterlegen kannst. Wenn du abends feiern gehst oder auch tagsüber das Hostel verlässt, solltest du wichtige Sachen, die du nicht brauchst, lieber an einem sicheren Ort im Hostel aufbewahren. Deinen Reisepass musst du beispielsweise nicht ständig mit dir rumschleppen. Es reicht, wenn du eine Kopie der ersten Seite deines Passes und des Working-Holiday-Visums bei dir trägst.

Fazit

Natürlich solltest du auf einer Work and Travel-Reise besonders gut auf wichtige Dokumente und Unterlagen achten. Trotzdem kann es auch bei aller Vorsicht passieren, dass du wichtige Sachen verlierst. Wenn du darauf gut vorbereitet bist kannst du einen kühlen Kopf bewahren, schnell handeln und den Schaden möglichst gering halten.

Du suchst noch nach einem passenden Programm für Australien?

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Kommentare (2)

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  1. Lisa sagt:

    Hallo ihr Lieben!

    Wenn ich über meinen immi-account nicht dazu aufgefordert werde, kann es dann trotzdem passieren, dass ich bei Einreise aufgefordert werde, ein Gesundheitszeugnis oder polizeiliches Führungszeugnis vorzuweisen?

    LG von Lisa

    • Malte Malte sagt:

      Hallo Lisa,

      nein 😉 Ein Gesundheits- oder polizeiliches Führungszeugnis kann bei der Einreise nicht verlangt werden, wenn dieses vorher nicht eingefordert wurde.

      Viele Grüße
      Malte von Work-and-Travel-Australien.org

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